“Nou, dat was weer een productieve dag!” Voldaan verlaat je de werkvloer, wetend dat de afgeronde rapporten glansend en wel op het bureau van je leidinggevende liggen. Waarschijnlijk heb je het idee dat zeker 90% van de dag heeft bijgedragen aan het succes van de rapporten. Maar is dat wel zo?

De 80/20-regel

Engelsman Robert Koch stelde ooit het volgende over het principe van Vilfredo Pareto:

‘Het 80/20 principe stelt dat een klein deel van de oorzaken, input of inspanning, meestal het merendeel van de resultaten oplevert. Letterlijk genomen betekent dit dat bijvoorbeeld 80 procent van uw prestaties op het werk tot stand komt in 20 procent van de werktijd.’

Met andere woorden: een klein deel van onze werktijd is maar verantwoordelijk voor de meeste resultaten! En dat terwijl we vaak het idee hebben de hele dag hard aan iets gewerkt te hebben!

Wist je dat…

• 0% van de producten doorgaans verantwoordelijk is voor tachtig procent van de omzet?
• 20% van de klanten de organisatie vaak tachtig procent van de winst oplevert?
• 20% van de criminelen tachtig procent van de totale misdaad voor zijn rekening neemt?
• 20% van de automobilisten tachtig procent van de ongelukken veroorzaak?
• 20% van de kleding tachtig procent van de tijd gedragen wordt?

Time management bij het Pareto-principe

De kans is groot dat de 80/20-regel ook bij jouw werkdag van toepassing is. Gelukkig is er een manier om nog productiever te worden! De 80/20-regel geeft juist aan dat er verbetering mogelijk is. Je zou namelijk meer tijd van de dag productief kunnen zijn. En dat kan door middel van time management.

5 tips die wonderen verrichten

Analyseer de taken die je op een dag verricht eens goed. Probeer die taken te doen die prioriteit hebben.

1.  Word je veel afgeleid door collega’s? Sluit de deur van je kantoor of geef aan ongestoord te willen werken.
2. Durf ‘nee’ te zeggen tegen anderen en laat je niet andermans werk in je schoenen schuiven.
3. Plan vergaderingen aan het einde van de dag, zodat je tijdens de piekuren (de ochtenduren) flink door kunt werken.
4. Plan een speciaal moment in op de dag voor de afhandeling van e-mail. Sluit het e-mailprogramma wanneer je ongestoord wilt werken.